Analisis Lingkungan Organisasi Pada Lembaga Bimbingan Belajar Primagama Merdeka, Bogor


BAB    I
PENDAHULUAN


A.    Latar Belakang Permasalahan
Pendidikan merupakan modal dasar manusia yang sangat menentukan kemajuan suatu bangsa. Kemajuan pendidikan Indonesia tidak bisa dipisahkan dari berbagai lembaga pendidikan di dalamnya, mulai dari sekolah formal, informal, dan terutama bimbingan belajar. Kehadiran bimbingan belajar turut membantu siswa memahami pelajaran dengan lebih baik. Meskipun tidak bisa kita klaim semua lembaga bimbingan belajar di Indonesia berkualitas.
Namun, kehadiran lembaga bimbingan belajar tidak dapat dipisahkan dari lingkungannya. Banyak lembaga bimbingan belajar yang gulung tikar karena tidak mampu menghadapi perubahan di lingkungannya. Sebenarnya tidak hanya itu. Mereka yang bankrut juga bisa jadi kurang memahami posisi lingkungan dimana mereka terlibat di dalamnya serta implikasinya. Begitu pun kurangnya pemahaman mengenai karakteristik lingkungan membuat organisasi tidak mampu merespons pengaruh lingkungan dengan baik. Terjadi proses mempengaruhi yang tidak seimbang—organisasi begitu terpengaruh dengan lingkungan sehingga tidak bisa mempengaruhi lingkungan, bertahan menghadapi perubahan dan bertransformasi lebih baik.
Primagama adalah salah satu lembaga bimbingan belajar yang mengalami tantangan di atas. Dia harus tetap bertahan dan berkembang jika tidak ingin diungguli pesaing. Tanpa melupakan hakikatnya sebagai organisasi pelayanan kemanusiaan, Primagama harus tetap berorientasi pada pemenuhan kebutuhan manusia sesuai tujuan yang telah disepakati di awal. Tentu lingkungan sangat berpengaruh. Tetapi, Primagama seakan menguatkan eksistensinya dan berdamai dengan lingkungan sehingga telah lebih dari 30 tahun telah berkiprah di dunia pendidikan Indonesia.




B.     Permasalahan
Pastinya tidak semua lembaga pendidikan di bawah Primagama dapat berhasil dengan lingkungannya. Banyak yang sukses menjejakkan kakinya hingga kini, banyak pula yang tidak sanggup berdiri. Salah satu yang sukses tersebut adalah Primagama Cabang Merdeka, Bogor. Lebih dari 10 tahun berdiri, lembaga ini tampak berhasil menangani lingkungannya. Meskipun lingkungan tetap berpengaruh pada jalannya organisasi, Primagama Merdeka juga turut mewarnai lingkungannya. Hal ini membuat permasalahan Primagama Merdeka dengan lingkungannya menjadi menarik untuk diangkat. Untuk itu, rumusan permasalahan yang penulis ingin bahas adalah:
  1. Bagaimana arena, lingkungan tugas dan lingkungan umum dimana Primagama Merdeka berada?
  2. Bagaimana karakteristik lingkungan Primagama Merdeka?
  3. Bagaimana Primagama Merdeka merespons lingkungan di sekitarnya?

C.    Tujuan Penulisan
  1. Mendeskripsikan komponen-komponen dalam lingkungan dimana Primagama Merdeka terlibat di dalamnya.
  2. Menjelaskan karakteristik lingkungan Primagama Merdeka.
  3. Menganalisis respons Primaga Merdeka terhadap lingkungannya.



BAB II
KERANGKA PEMIKIRAN


Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di luar organisasi yang mempengaruhi kegiatan organisasi atau ingin dipengaruhi oleh organisasi  (Jones & May, 1992). Menurut Hall dan Fagen (dalam Hasenfeld & English, 1977), lingkungan organisasi adalah kumpulan unsur di luar organisasi yang mempengaruhi struktur dan operasinya dan dipengaruhi pula oleh aktivitas organisasi tersebut. Organisasi pelayanan kemanusiaan (HSO) harus memahami lingkungan karena di satu sisi, lingkungan adalah sasaran dari HSO tersebut, sedangkan di sisi lain lingkungan turut memberi dampak terhadap organisasi. Lingkungan terdiri dari:

1.      Seperangkat arena yang tumpang tindih
Arena adalah seluruh organisasi yang saling berkaitan dan merupakan bagian dari kehidupan manusia, baik diartikan sebagai kompetisi, konflik dan resistensi maupun lingkup kerja yang mencerminkan kolaborasi dan kerjasama. Dalam arena, organisasi mempunyai identitas geografis tertentu (lokalitas), supra-organisasi dimana ia bernaung di dalamnya, bergerak di sektor atau bidang pelayanan tertentu, juga memiliki industri yakni kelompok organisasi yang berisikan suatu sistem produksi seperti lansia, anak dan lain-lain. Terakhir, seluruh organisasi memiliki relasi yang signifikan dengan organisasi lain yang saling mempengaruhi (network).

2.      Lingkungan tugas (task environment)
Lingkungan tugas adalah keseluruhan unsur dalam lingkungan organisasi yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi performa atau kelangsungan hidupnya. Lingkungan tugas terdiri dari elemen langsung (organisasi-organisasi yang secara langsung atau sering berhubungan dengan organisasi tersebut karena terjadi pertukaran sumber-sumber dan pelayanan-pelayanan, seperti penyedia sumber daya/dana, legitimasi, konsumen, target, organisasi yang merepresentasikan konsumen, badan pembuat regulasi, organisasi profesi dan industri, layanan pelengkap, kompetitor,) dan elemen tidak langsung (organisasi-organisasi yang tidak secara langsung terlibat dengan kegiatan organisasi tetapi mempengaruhi iklim organisasi, seperti lokalitas, supra-organisasi, sektor, industri, partai politik, badan mediasi, organisasi riset, media, dan kelompok penekan).
Lauffer memberikan suatu proses sederhana yang dapat digunakan pekerja untuk menganalisis lingkungan tugas organisasinya:
1.      List semua organisasi yang berinteraksi atau memiliki pengaruh terhadap organisasinya,
2.      Kategorikan tiap organisasi, misalnya menjadi funder atau kompetitor,
3.      Buat diagram lingkungan tugas,
4.      Dengan kerangka diagram tersebut, sorot hubungannya yang problematis untuk pencapaian tujuan organisasi.

3.      Lingkungan umum (general environment)
Lingkungan umum terdiri dari dimensi ekonomi, politik, hukum, teknologi dan masyarakat. Karakternya tidak tetap dan statis dan kadang berubah sangat cepat, meskipun kebanyakan unsur di dalamnya relatif tahan lama.

Karakteristik Lingkungan
            Kerangka kerja untuk menganalisis karakteristik lingkungan HSO:
1.      Uniformity-diversity. Dimensi ini menggambarkan tingkat harapan dan tantangan dalam lingkungan yang harus dihadapi organisasi. Suatu organisasi didominasi suatu external set permintaan yang jelas dari lingkungan yang seragam. Di sisi lain, organisasi juga harus menemui berbagai harapan dari keberagaman karakter lingkungan.
2.      Certainty-uncertainty. Kepastian terdiri dari 2 faktor: tingkat perubahan dalam lingkungan dan kualitas informasi yang dimiliki organisasi mengenai perubahan tersebut. Level ketidakpastian tergantung apakah organisasi telah mengembangkan cara yang efektif untuk mendapatkan informasi mengenai perubahan itu.
3.      Richness-paucity, berkaitan dengan ketersediaan sumber daya
4.      Hospitability-hostility. Lingkungan yang ramah memudahkan organisasi meraih level yang tinggi untuk menentukan tujuan dan aktivitasnya.

Karakteristik lingkungan dengan dualismenya tersebut membuat organisasi harus beradaptasi dan mampu meningkatkan otonominya. Hal tersebut bergantung pada relasi kekuasaan dan kesalingtergantungan yang tercipta antara organisasi dengan lingkungannya serta unsur-unsur kritis lain dalam lingkungan (Thompson dalam Hasenfeld & English, 1977).

Pendekatan untuk berhubungan dengan lingkungan
Dalam menghadapi lingkungan, HSO dapat menggunakan pendekatan proaktif yang mempunyai 3 elemen kunci yaitu :
1.      Mengkonstruksi dan merekonstruksi lingkungan. Ada 10 metode yang dapat digunakan oleh HSO untuk menyusun dan menyusun kembali lingkungan agar dapat mencapai tujuan pelayanan terhadap klien yaitu:
a.    Relokasi sektor
b.    Membangun kembali relasi-relasi lokal dengan mengubah persepsi mengenai apa yang dibutuhkan dan peluang yang ada atau pindah ke wilayah lain
c.    Pindah ke industri baru
d.   Memperluas jaringan
e.    Restrukturisasi sumber-sumber bantuan seperti lembaga donor dan mengembangkan pendanaan mandiri
f.     Restrukturisasi dasar-dasar legitimasi seperti lembaga sponsor dan dana dengan lingkungannya untuk membentuk pola legitimasi baru
g.    Reorganisasi susunan pola pelayanan dan prosedur rujukan
h.    Mengarahkan kembali sasaran pelayanan yang dituju
i.      Mengubah persepsi eksternal dengan mempengaruhi pengalaman HSO dalam memberikan pelayanan, opini dan kepercayaan yang berkembang secara informal, informasi-informasi yang disediakan oleh organisasi serta simbol dan pesan lewat mana organisasi menyampaikan tujuan dan kegiatan-kegiatannya
j.      Mengubah lingkungan umum dengan mendesak pemerintah untuk mengubah kebijakan publik yang terkait dengan pelayanannya.

2.      Mengembangkan strategi menyeluruh. Strategi ini dilakukan dalam rangka organisasi mencapai equilibrium dengan lingkungan atau disebut dengan domain consensus. Adapun strategi yang dapat digunakan oleh HSO untuk berhubungan dengan lingkungan adalah:
  1. Strategi otoritatif. Ini dapat dilaksanakan apabila organisasi mempunyai posisi yang dominan dalam jaringan kerja pelayanan sosial karena organisasi mengontrol dana dan otoritas yang dapat digunakan untuk mengatur relasinya dengan organisasi lain.
  2. Strategi kompetitif. Strategi ini baru dapat diterapkan jika sumber-sumber yang dibutuhkan organisasi tersedia secara meluas dalam lingkungan dan organisasi mempunyai sumber-sumber internal yang cukup untuk mempertahankan kekuasaanya dalam bersaing dengan kompetitor.
  3. Strategi kooperatif. Ini biasanya digunakan oleh HSO karena sumber-sumber yang tersedia di lingkungan organisasi jumlahnya terbatas. Ada 3 bentuk dari strategi ini yaitu kontrak, koalisi, kooptasi dan disrupsi.

3.      Memilih taktik dan tehnik, seperti mengumpulkan informasi mengenai perubahan yang terjadi pada lingkungan (boundary scanning), memperluas jaringan, marketing dan public relation, mobilisasi sumber daya, lobi, kooperasi, kolaborasi dan disrupsi.


BAB III
PEMBAHASAN
           

A.    Gambaran Umum Organisasi Pelayanan
A.1. Klasifikasi, dan peran lembaga dalam menangani masalah sosial
Primagama Cabang Merdeka berdiri tahun 2000 di Mall Merdeka B 25-26 PGB Bogor. Konsep pengelolaan lembaga bimbingan belajar tersebut adalah franchise (waralaba). Artinya orang dapat membuka lembaga pendidikan tersebut di tempat lain dengan disponsori oleh franchisee (swasta). Franchise yang pertama berdiri di Yogyakarta pada 10 Maret 1982. Bidang yang ditangani adalah pendidikan, terutama membantu pendidikan formal siswa sekolah dasar hingga sekolah menengah.
            Teknologi transformasi yang diterapkan pada konsumennya adalah people changing. People changing adalah HSO secara langsung mengubah atribut personal konsumen untuk meningkatkan well-being mereka. Hal ini dilakukan Primagama Merdeka dengan membuka kelas reguler, akselerasi, privat, RSBI/bilingual, reguler smart plus ataupun kelas khusus. Selain itu, tersedia pula tes diagnostik, DMI (deteksi bakat, minat dan kecerdasan melalui analisa sidik jari), konsultasi dan sarana belajar online. Semua itu tidak hanya bertujuan agar siswa lolos ujian tapi juga mempermudah mereka dalam memahami pelajaran di kelas.

A.2. Falsafah lembaga
Falsafah lembaga ini adalah menjadi institusi pendidikan luar sekolah yang terkemuka, terunggul dan terbesar di Indonesia. Hal tersebut terwujud melalui misinya:
  1. Sebagai lembaga pendidikan luar sekolah yang terdepan dalam prestasi.
  2. Sebagai tempat bagi karyawan untuk mewujudkan kesejahteraan bersama dan bersama-sama mewujudjudkan kesejahteraan.
  3. Sebagai mitra kerja yang handal bagi relasi.
  4. Sebagai tempat bagi setiap insan untuk berprestasi, berkreasi dan mengembangkan diri.
  5. Sebagai aset pendidikan nasional dan kebanggaan masyarakat.

A.3. Latar belakang berdirinya lembaga
Pada awal tahun 1982, Purdi E. Chandra bersama dengan beberapa kawan yang lain, mendirikan bimbingan belajar Primagama. Pada saat-saat awal pendirian itu, tekad utamanya lebih banyak didominasi ingin sekedar mendapatkan uang lelah untuk membiayai studi di UGM dan IKIP Negeri Yogyakarta (sekarang berubah menjadi UNY), serta keinginan yang kuat membantu adik-adik kelas lolos masuk Ujian Masuk PTN (UMPTN).
Primagama Merdeka hanyalah salah satu cabang dari 769 cabang Primagama di Indonesia. Kini Joko Sudiyo yang memiliki lembaga bimbingan belajar ini.

A.4. Struktur dan pembagian tugas
            Terdiri dari kepala cabang sebagai pimpinan tertinggi, koordinator pemasaran yang menangani bagian promosi dan public relation, keuangan, akademik yang mengurusi proses belajar mengajar dan kesiswaan.

A.5. Latar belakang pendidikan dan pengalaman tenaga pengelola lembaga
            Semua tenaga pengelola Primagama Merdeka adalah lulusan perguruan tinggi negeri, kecuali beberapa yang hanya sekolah tinggi, itupun bagian administrasi. Untuk pengajarnya ada yang fresh graduate, direkrut minimal semester akhir atau sudah lulus dan mempunyai pengalaman mengajar.
            Kepala cabangnya sendiri di sana sudah 10 tahun lebih, ada yang sudah 8 tahun di bagian keuangan dan akademik. Tapi ada juga yang baru 3 tahun lebih, terutama di bagian akademik dan kesiswaan.



A.6. Kedudukan lembaga dalam jaringan kerja sama antar lembaga-lembaga kesejahteraan sosial.
Primagama Merdeka hanya memiliki jaringan kerja sama dengan Primagama pusat dan cabang lainnya dalam satu sektor.

B.     Temuan Lapangan
Primagama Merdeka beroperasi dari jam 9 pagi hingga jam 7 malam. Lokasinya dekat dengan SMA Negeri 9 dan Taruna Andhiga. Meskipun wilayah promosinya hanya SMA Negeri 9, Negeri 5, SMP Negeri 4, SD Negeri Polisi dan Taruna Andhiga, namun siswa yang mendaftar banyak juga berasal dari SMA Negeri 1, Negeri 2, Negeri 4, Negeri 6, Negeri 7, BBS, Pembangunan, YPHB, dan SD Insan Kamil. Untuk sektor Bogor Kota sendiri selain Primagama Merdeka, ada 19 cabang lain yang berdiri dengan nama “Primagama”.
Di lokasi dimana Primagama Merdeka berdiri pun, ada beberapa lembaga bimbingan belajar lain yaitu I’m smart, Sentral Edukatif, dan Ultima. Namun, kompetitor utamanya ternyata bukan dari lembaga-lembaga tersebut.
Meskipun Primagama menyediakan program kelas sampai alumni, tapi Primagama Merdeka hanya membuka sampai SMA/SMK. Hal tersebut bergantung pada kebijakan cabang. Jika kelas alumni banyak yang mendaftar, maka kelas alumni akan dibuka.
Tenaga pengajarnya pun cukup banyak dan tata kelolanya cukup rapi. Sistem keuangannya juga berbasis teknologi modern sehingga memudahkan administrasi dan manajemen Primagama Merdeka.


BAB    IV
ANALISA DAN KESIMPULAN


A.    Analisa
Untuk mendeskripsikan komponen-komponen dalam lingkungan dimana Primagama Merdeka terlibat di dalamnya, kita harus menguraikan satu per satu arena yang terlibat dengan organisasi tersebut. Primagama Merdeka terletak di lokasi strategis dekat dengan beberapa sekolah. Supra-organisasinya sendiri adalah Primagama pusat di Yogyakarta. Primagama Merdeka bergerak di sektor pendidikan dan industri yang ditekuninya adalah siswa-siswi dari tingkat SD sampai SMA sederajat. Primagama Merdeka pun memiliki jaringan dengan Primagama lainnya yang bergabung dalam satu sektor yakni sektor Bogor Kota.
Penyedia sumber-sumber untuk Primagama Merdeka adalah Primagama pusat. Mereka menyediakan buku-buku panduan belajar, soal-soal try-out—termasuk try-out akbar, tes DMI, laporan keuangan, honor dan gaji karyawan rekrutan kerja bukan rekrutan cabang. Urusan lainnya diserahkan pada owner, penyedia legitimasinya. Penyedia konsumen tentu saja sekolah dimana pelajar tersebut mengaitkan identitas dirinya dengannya. Badan pembuat regulasinya adalah Primagama sektor Bogor. Tiap sektor diketuai oleh seorang kepala cabang dan digilir per tiga bulan. Hal ini di antaranya agar terkoordinir pembagian brosur dan stofmapnya sehingga dalam promosi tidak tumpang tindih dengan cabang lainnya. Sasaran Primagama Merdeka tentunya pelajar. Sementara layanan pelengkap yang kini disediakan di antaranya konsultasi bidang studi (akademik), konsultasi psikologi (non-akademik), tes DMI, primagama plus, dan free hotspot area. Kompetitor yang paling kuat adalah lembaga pendidikan Nurul Fikri, Bintang Pelajar. Primagama cabang lainnya pun berlomba-lomba mempercantik kebijakannya dalam menarik konsumen seperti mengadakan outbond dengan format yang berbeda dan lebih menarik.
Karakteristik lingkungan Primagama Merdeka yang telah lebih kurang 12 tahun itu penuh dengan harapan dan tantangan, membuat mereka harus fleksibel menghadapi ketidakpastian yang terjadi. Komplain muncul dari konsumen seputar absen dimana siswa ternyata tidak masuk kelas padahal sudah berangkat dari rumah. Hal ini direspons dengan menyediakan hand phone khusus untuk memantau perjalanan anak dari rumah ke tempat les. Selain itu, perubahan yang dilakukan berkaitan dengan sistem keuangan yang kini telah menggunakan evdo, dan juga perubahan formal seperti nama tenaga pengajar yang dulunya tentor sekarang menjadi I-Smart (Instruktur Smart). Primagama Merdeka juga tidak terlalu mengalami hambatan sumber daya yang berarti karena pasokan sumber dari pusat dan sektor sangat cukup. Selama ini pun lingkungan umum di sekitarnya sangat ramah sehingga menjadikan Primagama Merdeka lebih unggul dibandingkan lembaga bimbingan pelajar lain di tempat itu.
Dalam menganalisis respons organisasi terhadap lingkungannya, dilakukan dengan melihat pendekatan proaktif yang dilakukan Primagama Merdeka. Dalam menyusun dan menyusun kembali lingkungannya, Primagama Merdeka pernah melakukan reorganisasi susunan pola pelayanan, di antaranya dengan membuat kartu siswa, try-out gratis, membuat Primagama Plus sebagai sarana pembelajaran online, dan sekarang pola pengelolaan organisasinya diserahkan pada seorang di bagian akademik, jadi tidak terlalu dipegang oleh kepala cabang. Strategi menyeluruh yang digunakan yakni strategi kompetitif dimana sumber-sumber internal Primagama Merdeka tampak sudah mapan sehingga mampu bersaing dengan kompetitor. Sedangkan taktik dan teknik yang dipakai di antaranya marketing dan public relation. Seringkali diadakan presentasi demo soal ke sekolah-sekolah diikuti promosi. Teknik lobbying juga sering digunakan untuk menangani tenaga pengajar yang bermasalah. Jika tidak ada perubahan dalam perilaku pengajar tersebut, maka jam mengajarnya akan dikurangi sedikit-demi sedikit sehingga ia dapat diganti dengan yang baru.

B.     Kesimpulan
Primagama Merdeka adalah organisasi pelayanan kemanusiaan yang bergerak di sektor pendidikan dan memiliki identitas geografis yang strategis dimana keberadaannya dekat dengan sekolah dan cukup dikenal reputasinya. Primagama Merdeka ditopang oleh Primagama pusat di Yogyakarta dan hingga kini tetap fokus pada industri pendidikan siswa sekolah dasar hingga sekolah menengah. Meskipun bersifat franchise, jaringannya dikoordinasikan ke dalam sektor-sektor. Primagama Merdeka masuk ke dalam sektor Bogor Kota.
Karakteristik lingkungan yang beragam yang melingkupi Primagama Merdeka membuat mereka harus fleksibel dan siap menghadapi ketidakpastian. Untungnya, sumber-sumber daya mereka ditopang sektor dan pusat sehingga jarang mengalami kekurangan sumber daya yang berarti. Lingkungan umum di sekitarnya pun amat ramah membuat Primagama Merdeka selalu siap merespons lingkungannya.
Untuk menangani berbagai karakteristik lingkungan yang memiliki dualisme tersebut, Primagama Merdeka berhasil mengembangkan pendekatan proaktif dalam menanggapi lingkungan. Dalam menyusun dan menyusun kembali lingkungan, Primagama Merdeka melakukan reorganisasi susunan pola pelayanan. Untuk mengembangkan strategi menyeluruh, Primagama Merdeka menerapkan strategi kompetitif. Sedangkan taktik dan teknik yang dilakukan adalah dengan marketing, public relation dan lobbying. Jadi, dari penjelasan  ini kita dapat memahami komponen-komponen dalam lingkungan dimana Primagama Merdeka terlibat di dalamnya, karakteristik lingkungannya dan respons mereka terhadap lingkungannya.




DAFTAR PUSTAKA


Hasenfeld, Y., & English, R. A. (1977). Human Service Organisations A Book of Readings. Rexdale: The University of Michigan.
Jones, A., & May, J. (1992). Working in Human Service Organisations. Melbourne: Longman Australia.

1 comments:

Poskan Komentar